De Optios a HairConnect

Actualizado el 2026-10-01

El cambio se hace en tres fases: exportar, importar, revisar. Las dos primeras las hace tu acompañante; la tercera la haces tú, porque solo tú sabes lo que debe haber en tu archivo.

¿Prefieres hacerlo tú, sin acompañante? Entretanto ya es totalmente posible: consulta Cambiar tú mismo desde Optios.

Qué se traslada

La dirección de un cliente

Optios guarda la calle, el número y el municipio de un cliente en un solo campo, y no siempre de la misma forma. En el primer salón, en 914 de las 3.066 direcciones rellenadas el número iba tras una coma propia: Wijngaardstraat, 3, Gent junto a Krijgslaan 57, Gent.

HairConnect mantiene juntos la calle y el número y solo quita el municipio; ese ya está en el campo del municipio. Si HairConnect no reconoce el municipio en la dirección, no se quita nada: mejor un municipio de más en el campo de la calle que un número de menos. Un número que desaparece no vuelve a llamar la atención nunca, y sin número el registro de direcciones apenas puede confirmar nada.

Qué tienes que rellenar tú

Optios no entrega la dirección de tu salón. Así que llega vacía, y es a propósito: mejor vacía que inventada. Rellénala en Instellingen → Het salon (Ajustes → El salón).

Lo mismo vale para tu número de IVA, tu número de teléfono y tu dirección de correo.

El precio en una cita trasladada

Optios no entrega ningún precio por bloque de cita: medido en un archivo completo, 62.698 bloques en 34.390 citas, ni un solo campo de precio. Así que ahí no hay nada que trasladar.

En una cita así, la ventana de la cita en la agenda muestra el precio de tu lista de servicios actual, con un asterisco, y debajo dice que es ese precio. La caja calcula con exactamente el mismo importe. Lo que ves hoy en Optios en una cita de hace tres años no lo podemos saber, y no nos lo inventamos.

Las citas que reservas en HairConnect sí fijan su precio en el momento de la reserva. Un cambio de tarifa del mes que viene ya no las cambia.

Lo que la importación nunca hace

La importación nunca corrige en silencio. Todo lo sospechoso (una ficha de cliente que en realidad es un proveedor, un número de teléfono que no tiene sentido, un código postal con texto libre dentro) va a la lista Opkuisvoorstellen (propuestas de limpieza) y espera tu decisión.

Así no trasladas ocho años de desorden, y tampoco pierdes nada sin que nadie lo haya visto.

Consulta Propuestas de limpieza.

La importación puede volver a ejecutarse

Todo se reconoce por el número que tenía en Optios. Una segunda ronda sobrescribe en lugar de duplicar, y la lista de propuestas de limpieza no se dispara.

El día del cambio

Hazlo preferiblemente un lunes.

1. Recoger los datos una última vez.
2. Poner los saldos de las tarjetas regalo junto al resumen de Optios. Es la única cifra por la que un cliente te pedirá cuentas enseguida.
3. Redirigir tu enlace de reservas a tu propia dirección. Casi la mitad de las citas entraban a través del enlace de reservas de Optios: ese enlace tiene que apuntar a ti desde el primer día. Consulta Compartir el enlace de reservas.
4. Dejar Optios funcionando en paralelo un mes más, solo para consultar.
5. Solo después, dar de baja la suscripción.

Después de la importación

Revisa estas pantallas en este orden:

1. Instellingen → Opkuisvoorstellen (Ajustes → Propuestas de limpieza): vacía la lista.
2. Diensten & prijzen → Diensten (Servicios y precios → Servicios): comprueba sobre todo el Wachttijd (tiempo de espera). Ese campo no existía de la misma forma en Optios, y es lo que llena tu agenda.
3. Team → Medewerkers (Equipo → Empleados): arrastra la lista al orden que quieras en la agenda, y activa Moet prikken (debe fichar) en quien ficha.
4. Team → Afwezigheden (Equipo → Ausencias): revisa los periodos largos de vacaciones. En Optios, una misma ausencia se repite bajo cada día que cubre, cada vez con la misma clave; por eso una semana de vacaciones puede aparecer como un solo día.
5. Team → Prikklok-overzicht (Equipo → Resumen de fichajes): compara unas cuantas semanas con lo que pagaste. En un fichaje importado, el horario de trabajo y la diferencia entre fichado y aprobado figuran en la nota.
6. Instellingen → Het salon (Ajustes → El salón), Openingsuren (horario), Online boeken (reservas online), Huisstijl (imagen corporativa) y E-mail (correo): no se han trasladado.
7. Voorraad → Producten (Stock → Productos): comprueba los niveles de stock y las fotos.

Una advertencia sobre el archivo de exportación

Tras una importación correcta, en la carpeta de exportación está el fichero de clientes completo: nombre, dirección, teléfono, correo, historial de color. Cifra esa carpeta o bórrala.

Preguntas frecuentes

¿Por qué hay en mi lista empleados que no conozco, con un nombre como "Oud-medewerker #1234"? Optios quita a los antiguos empleados de su lista de empleados, pero su nombre sigue vinculado a citas antiguas. Sin esas fichas desaparecerían miles de bloques de agenda y citas vacías. Están invisibles en la agenda y marcados como fuera de plantilla. La importación pide su nombre a Optios empleado por empleado, y una ficha que todavía se llama "Oud-medewerker" (antiguo empleado) recibe su nombre real en la siguiente ronda. Si aun así queda alguna, es que Optios tampoco conoce ya ese número: rellena el nombre real o déjala como está. Un nombre que rellenaste tú, la importación nunca lo sobrescribe.

Mis niveles de stock son correctos, pero las entregas antiguas no cuentan. Es a propósito. La situación actual llegó con la exportación de productos; si además se le sumaran ocho años de entregas, tu stock se duplicaría. Aquí el historial es contabilidad, no una fuente de stock.