Limpiar clientes

Actualizado el 2026-10-01

Instellingen → Opkuis na de overstap → Klanten opkuisen (Ajustes → Limpieza después del cambio → Limpiar clientes). Un paso que recorres una vez, poco después de haber cambiado desde Optios.

Por qué este paso

De Optios llega cada ficha de cliente que alguna vez estuvo allí. También quien vino una vez hace diez años, los duplicados y las fichas que en realidad eran una nota en la agenda, como "levering" (entrega) u "opleiding" (formación). En el primer salón que cambió eran casi seis mil, de las que solo mil cuatrocientas habían tenido una cita o un ticket de caja en el último año y medio.

Una lista tan larga hace más lenta cada búsqueda y más larga cada lista desplegable. Además, en Optios había nombres escritos de otra forma que en la dirección de correo del cliente, códigos postales en el campo del municipio y texto en el campo del teléfono.

Este paso lo limpia en cuatro partes, de arriba abajo.

1. Elegir una fecha

Eliges desde cuándo alguien sigue siendo cliente para ti. Quien desde entonces ha tenido una cita (una cancelada no cuenta) o un ticket de caja, se queda. Quien no, lo puedes archivar en la parte siguiente.

Hay dos botones y un campo de fecha libre:

• Begin vorig boekjaar (inicio del ejercicio anterior). Es nuestra propuesta. Un cliente que viene una vez al año no se queda fuera.
• Begin huidig boekjaar (inicio del ejercicio actual). Más estricto: solo quien ya ha venido este año.
• Una fecha libre. Para quien lo quiera de otra forma, o cuyo ejercicio no empiece el 1 de enero. HairConnect cuenta un ejercicio como un año natural.

Una fecha en el futuro no es posible. En cuanto eliges una fecha, ves enseguida cuántos clientes han venido desde entonces y cuántos no. Tu elección se guarda.

2. Archivar a quien ya no viene

Archivar no es borrar. La ficha desaparece de tu lista de clientes y de las listas desplegables de la agenda y la caja. Todo lo vinculado a ese cliente se mantiene: citas, tickets de caja, facturas, fórmulas de color. Así que tus cifras de facturación del año pasado no cambian.

No se archiva nada antes de que pulses el botón. En el botón figura el número, y vuelves a confirmar.

Cuatro tipos de clientes se quedan siempre, aunque no hayan venido desde tu fecha:

• quien tiene una cita en el futuro;
• quien todavía tiene saldo a favor pendiente;
• quien tiene una tarjeta regalo en la que todavía queda dinero;
• quien se ha creado aquí como nuevo después de tu fecha, es decir, que no vino de Optios.

En cada ficha archivada, el Logboek (registro de actividad) indica el motivo: "geen bezoek sinds 1 januari 2025" (ninguna visita desde el 1 de enero de 2025).

Recuperar. Debajo del botón figura cada tanda de archivado con su fecha y su número, y un botón Alles terughalen (recuperar todo). Si quieres recuperar a un solo cliente, escribe su nombre en el campo de búsqueda de debajo y haz clic en Terughalen (recuperar). Ese cliente vuelve enseguida a tu lista, tal como estaba.

¿Y Optios? Si en una ronda de actualización posterior Optios vuelve a traer un cliente archivado, ese cliente sigue archivado. Tampoco va nada de este paso a Optios.

3. Corregir nombres y direcciones

Para los clientes que se quedan hay propuestas preparadas en cuatro grupos. Por grupo ves cuántas hay abiertas, y una frase con el motivo:

En cada propuesta haces clic en Toepassen (aplicar) o Afwijzen (rechazar). Rechazar significa: la propuesta no es correcta, deja la ficha como está. Una propuesta rechazada no vuelve.

Si un grupo es grande, con un solo botón puedes aplicar todas las seguras de una vez. Primero ves cuántas son. Solo entra lo que se puede afirmar con mucha seguridad; el resto se queda para revisarlo una a una. Aquí ves las 25 primeras por grupo; el resto está en Opkuisvoorstellen (propuestas de limpieza).

Opnieuw nakijken (volver a revisar) vuelve a recorrer las fichas, por ejemplo después de que hayas corregido tú algunas. No cambia nada en ninguna ficha: solo prepara propuestas y cierra lo que entretanto ya está en orden.

Lo que nunca ocurre

• Nunca se modifica una dirección de correo. Es la llave con la que el cliente reserva online y consulta sus propios datos. La dirección de correo ayuda a decidir la grafía del nombre, pero ella misma nunca se toca.
• No se borra nada. Archivar se puede deshacer, y una propuesta que rechazas deja la ficha como estaba.
• No se inventa nada. Una dirección solo se completa a partir de fuentes públicas: la lista de códigos postales de bpost y el registro de direcciones flamenco. Si un código postal puede corresponder a dos municipios (9050 es Gentbrugge o Ledeberg), no elegimos nosotros y el campo se queda vacío hasta que lo rellenes tú.
• Un núcleo de población sigue siendo un núcleo de población. Quien vive en Gentbrugge o Afsnee no pasa a ser "Gent".
• No va nada a Optios. Este paso limpia en HairConnect. Lo que hay en Optios se queda como estaba.

4. El resumen

Abajo aparece lo que ha hecho este paso: cuántos clientes se han archivado, cuántas fichas se han corregido y cuántas propuestas siguen abiertas.

Ahí también figura en cuántos clientes cambió algo que el propio cliente notaría: otra grafía de su nombre, otro número de calle, un número de teléfono que desapareció. Una mayúscula, un espacio o un código postal en un municipio que ya estaba no cuentan. A esos clientes puedes pedirles en el paso Klanten laten bevestigen (pedir a los clientes que confirmen) que revisen su ficha.

Cuando hayas terminado, haz clic en Deze stap is afgerond (este paso está terminado). Eso marca el paso como hecho en el resumen de la limpieza. No cambia nada en tus datos, y siempre puedes volver a abrir el paso más tarde. Las propuestas que siguen abiertas se quedan en Opkuisvoorstellen.

Quién puede hacerlo

Solo el gerente del salón y el encargado del salón. Un empleado no ve este paso.