El asistente de correo para citas

Actualizado el 2026-10-24

Mails van klanten over hun afspraak worden nagekeken. U krijgt een voorstel en een antwoord; u bevestigt, en het antwoord verstuurt u zelf of laat u HairConnect versturen. (Se revisan los correos de los clientes sobre su cita. Recibe una propuesta y una respuesta; usted confirma, y envía la respuesta usted mismo o deja que HairConnect la envíe.)

Instellingen → Koppelingen → Communicatie → Mailassistent voor afspraken → Instellen (Ajustes → Integraciones → Comunicación → Asistente de correo para citas → Configurar). Solo el gerente puede hacerlo.

Qué hace

Una clienta escribe «tengo que cancelar mi cita de mañana, ¿puede ser el martes o el miércoles que viene?». El asistente de correo:

1. busca a la clienta por su dirección de correo, y su próxima cita;
2. lee lo que pide: cancelar, cambiar, una cita nueva u otra cosa;
3. al cambiar: busca un momento libre en los días pedidos. El corte se queda con quien lo hace ahora; una coloración puede ir a cualquier empleado que sepa hacerla. Si esos días están llenos, propone el primer momento libre después;
4. prepara una propuesta y un borrador de respuesta en Klanten → Mails over afspraken (Clientes → Correos sobre citas).

Nada cambia en la agenda y no se envía nada hasta que un empleado pulsa Bevestigen (Confirmar). Después de confirmar, el botón Antwoord openen in uw mailprogramma (Abrir la respuesta en su programa de correo) abre la respuesta en su propio programa de correo; usted la envía, desde el buzón del salón. Si deja que HairConnect envíe la respuesta (ver más abajo), sale justo después de confirmar.

Si no está claro qué pide el cliente, si al anular o cambiar ningún cliente tiene esa dirección o si encajan varias citas: solo aparece un aviso, sin botón para ejecutar nada.

Incluso con un aviso, se muestra la clienta si su dirección de correo está exactamente en una ficha.

Mejor otro día. Si una clienta escribe que ya reservó («en línea reservé provisionalmente el miércoles 4 de noviembre a las 11») pero prefiere venir otro día («preferiblemente el sábado 31/10»), eso es un cambio: la propuesta mueve la cita reservada a ese día.

La cita llega después del correo. Si la cita llega más tarde a HairConnect (por ejemplo una reserva en línea que entra a través de Optios), el asistente de correo vuelve a mirar el aviso en cuanto esa cita está, una vez por cita nueva y sin volver a hacer leer el correo. Incluso entonces se convierte como mucho en una propuesta que usted confirma.

Un correo sobre más de una persona. Si una clienta escribe sobre sí misma y sobre otra persona («tenemos que anular la cita de Ilse y mía del sábado; Ilse ya ha reservado de nuevo en línea el 7/11 a las 12:45, ¿podría ir yo también?»), el asistente de correo mira también las fichas de las personas que nombra el correo (primero en su familia, a través de la persona de contacto, luego por nombre y apellido) y las citas en otra ficha cuya nota lleva su nombre. La propuesta puede tener entonces varios pasos, que usted confirma juntos con Bevestigen: annuleren en inplannen (Confirmar: anular y programar):

1. anular la cita compartida;
2. una cita nueva para la remitente a la misma hora que la otra persona, en el orden inverso: si la otra empieza con el color, ella empieza con el corte, y al revés. Un pequeño solapamiento en el peluquero con el final de una clienta anterior (hasta un cuarto de hora) no es motivo para mover la cita; la propuesta lo indica. Si la misma hora no es posible, el momento libre más cercano. El tratamiento es su parte de la cita anulada o, si no, lo que recibió la última vez; el corte va a quien le cortó el pelo la última vez.

Si el segundo paso ya no se puede hacer al confirmar, tampoco se anula nada. Si un nombre coincide con dos fichas, aparece un aviso que nombra ambas, y usted elige. Si la cita nueva de la otra persona aún no está en HairConnect, el aviso espera hasta que esté.

Una cita nueva

Si el cliente pide una cita que aún no existe («¿puedo ir a cortarme el pelo con Kris el martes que viene?»), el asistente de correo también prepara una propuesta, con el botón Bevestigen: inplannen (Confirmar: programar).

1. Qué. HairConnect busca el tratamiento, tal como lo nombra el cliente, en su oferta en línea, igual que Hairlien en la página de reservas: primero las fórmulas de sus menús, luego los servicios sueltos. Si encaja en más de una fórmula, gana la fórmula que el cliente recibió las veces anteriores. Si siguen quedando varias, o no encaja nada, aparece un aviso con las opciones y usted programa la cita.
2. Con quién. El empleado que nombra el cliente, si tiene el servicio en su ficha. Si no, quien le cortó el pelo al cliente la última vez, aunque el servicio no esté en su ficha. Si no, el primer empleado libre que sabe hacer el servicio. Una coloración puede ir a cualquier empleado que sepa hacerla.
3. Cuándo. El primer momento libre en los días y horas pedidos. Si no hay sitio, o el cliente no nombró ningún día, el primer momento libre en los catorce días siguientes; la respuesta lo dice.

Un cliente nuevo. Si nadie en su fichero de clientes tiene la dirección de correo del remitente, la propuesta muestra Nieuwe fiche (Ficha nueva) con el nombre y la dirección de correo tal como aparecen en el correo. El nombre sale del remitente o de la firma; si la dirección de correo escribe el nombre de otra forma, gana la grafía de la dirección. El teléfono y la dirección quedan vacíos. Si el correo no lleva ningún nombre, solo aparece un aviso.

La ficha y la cita solo se crean al pulsar Bevestigen (Confirmar), y juntas: si la cita falla, tampoco se crea la ficha. Si para entonces ya existe un cliente con la misma dirección de correo, ese cliente recibe la cita y no se añade una segunda ficha.

Por esta vía no sale ningún correo de confirmación ni ninguna ficha para revisar: la respuesta al correo es el único mensaje. En la agenda, la cita lleva el origen Via de assistent (Vía el asistente).

Dejar que HairConnect envíe la respuesta

La ventana Instellen (Configurar) tiene el interruptor Antwoord versturen vanuit HairConnect (Enviar la respuesta desde HairConnect). Por defecto está desactivado: entonces todo funciona como se describe arriba.

Si está activado, pulsar Bevestigen (Confirmar) hace esto:

1. la ventana de confirmación muestra la respuesta. Usted la lee y la corrige si hace falta; el texto de la ventana es lo que se envía;
2. la agenda cambia;
3. HairConnect envía la respuesta a quien mandó el correo, con la dirección de su salón como remitente y la dirección del salón como dirección de respuesta, con «Re:» delante del asunto, en el mismo hilo que el correo del cliente;
4. después el mensaje aparece en la ficha del cliente bajo Berichten (Mensajes), como cualquier otro correo que HairConnect envió.

La respuesta sale por el servidor de correo activado en Instellingen → Koppelingen (Configuración → Integraciones): Mail via HairConnect o su propio servidor de correo. Si ninguno está activado, no sale nada.

Enviado solo aparece cuando el servidor de correo aceptó el correo. Si falla, el cambio en la agenda se mantiene, y la propuesta muestra en rojo Niet verstuurd (No enviado) con el motivo. El botón Antwoord openen in uw mailprogramma (Abrir la respuesta en su programa de correo) sigue ahí: envíela desde allí. Una respuesta nunca sale dos veces, aunque alguien pulse Confirmar dos veces.

Este interruptor vale solo para esta respuesta. Las confirmaciones, los recordatorios, los tickets de caja y los demás mensajes a clientes siguen como están configurados. Por esta vía nunca sale un SMS ni un WhatsApp.

Qué hace falta

El interruptor solo se activa cuando todo está listo. Si falta algo, la pantalla dice qué.

Después de activarlo, el botón de prueba muestra la dirección de reenvío. En su propio buzón, cree una regla de reenvío de la dirección del salón a esa dirección. HairConnect no puede comprobar si esa regla funciona hasta que llegue un correo.

Reservable después del horario

La ficha de un empleado tiene Na het rooster nog intern boekbaar tot (todavía reservable internamente después del horario hasta). Vacío significa: solo dentro del horario. Si pone, por ejemplo, 18:30 para el gerente, el asistente de correo puede planificarlo hasta las 18:30, aunque su horario termine a las 17:00 — no más tarde. La reserva en línea nunca lo tiene en cuenta: los clientes no ven esa hora.

El asistente de correo coloca una coloración de modo que el trabajo del colorista esté terminado a la hora que indique en Instellingen → Online boeken → Kleurwerk (Ajustes → Reserva en línea → Coloración) (Kleurwerk klaar vóór (coloración terminada antes de)), también en ese tiempo extra: ese tiempo es para el corte.

Esperar al peluquero habitual, y la reserva

Desde el 26 de octubre de 2026 el asistente de correo sí encuentra sitio en un día cargado. Cambiaron tres cosas:

• El cliente puede esperar. Si el peluquero habitual sigue con otro cliente cuando se aclara la coloración, el cliente espera hasta que esté libre — tanto como permitas en Instellingen → Online boeken → Plannen door het salon zelf (90 minutos por defecto). La propuesta dice cuánto espera y a qué hora termina, y un momento sin espera siempre gana a uno con espera. Antes cada servicio debía seguir de inmediato al anterior, y entonces un día lleno de huecos seguía "lleno".
• El corte se queda con quien siempre corta al cliente. Eso va antes que quien casualmente está libre. El aclarado tras la coloración se queda con el colorista.
• "Tengo que irme a las 14h" el asistente lo lee como la hora a la que el cliente debe estar listo, no como la hora deseada. Y cuando el cliente nombra su tratamiento con sus propias palabras (corte y coloración cabeza entera), el asistente lo busca primero en lo que recibió las veces anteriores, antes de buscar en los nombres de los servicios.

La reserva. En los días que marques en el mismo ajuste, todo el equipo es reservable desde la hora de reserva para una solicitud por correo — también antes de su horario, o un día en que no está en el cuadrante. Por ejemplo viernes y sábado desde las 09:00. En línea nunca.

Qué sale fuera

El texto del correo va a Anthropic para ser leído, con la clave de su módulo Asistente. Lo que el asistente leyó aparece junto al correo; la respuesta la construye HairConnect a partir de su agenda, no la escribe el modelo de lenguaje.

Confirmar hace lo que está en pantalla. Si la cita cambió entretanto o el nuevo momento está ocupado, no pasa nada y verá por qué.